Det korte svar
En AI-politik er en kort intern aftale om, hvordan medarbejderne må bruge AI-værktøjer som ChatGPT og Copilot. Den bør som minimum fastlægge, hvilke værktøjer og konti der er godkendt, hvilke data der må og ikke må indtastes, at et menneske altid kontrollerer resultatet, hvem der har ansvaret, og hvordan medarbejderne bliver klædt på. Én side, man faktisk læser, er bedre end ti sider, ingen kender.
Hvorfor en AI-politik — også i en mindre virksomhed?
I de fleste virksomheder bruger medarbejderne allerede AI-værktøjer — ofte på private konti, fordi det er nemt. Det er ikke i sig selv et problem, men det betyder, at kundedata, priser og interne dokumenter kan ende i tjenester, I ikke har en aftale med. En AI-politik gør det tydeligt, hvad der er i orden, så medarbejderne kan bruge værktøjerne trygt i stedet for i det skjulte.
Politikken er også fundamentet, når I senere vil bygge AI ind i jeres arbejdsgange. Så er spørgsmålene om data, godkendelse og ansvar allerede afklaret.
Hvilke data må bruges? En simpel trafiklysmodel
Den vigtigste del af politikken er en klar regel for, hvilke oplysninger der må indtastes. En trafiklysmodel er let at huske:
| Kategori | Eksempler | Regel |
|---|---|---|
| Grøn | Offentlig information, egne tekster uden personoplysninger, produktbeskrivelser, generelle spørgsmål. | Må bruges i alle godkendte værktøjer. |
| Gul | Interne dokumenter, tilbud, priser, leverandøraftaler, kundemails uden følsomme oplysninger. | Kun i godkendte erhvervsværktøjer med en aftale, hvor leverandøren ikke træner på jeres data. |
| Rød | Følsomme personoplysninger (fx helbred), CPR-numre, HR-sager, adgangskoder, data I har lovet kunder at holde fortrolige. | Må ikke indtastes i AI-værktøjer, medmindre løsningen er særskilt godkendt til formålet. |
Skub tabellen til siden for at se alle kolonner.
Skabelon: AI-politik på én side
Kopiér punkterne, og tilpas dem til jeres virksomhed. Udfyld det, der står i kantede parenteser.
- Formål: Vi bruger AI til at spare tid og hæve kvaliteten — ikke til at erstatte faglig vurdering.
- Godkendte værktøjer: [fx Microsoft 365 Copilot og ChatGPT Business]. Brug altid jeres arbejdskonto — aldrig en privat konto til arbejdsopgaver.
- Data: Følg trafiklysmodellen. Er du i tvivl, så behandl oplysningen som rød, og spørg [ansvarlig].
- Kontrol: Et menneske gennemgår altid resultatet, før det sendes til kunder, offentliggøres eller bruges til en beslutning. Tal, navne, kilder og lovhenvisninger tjekkes særligt.
- Ansvar: Den, der bruger resultatet, er ansvarlig for det — præcis som hvis man selv havde skrevet det.
- Beslutninger om personer: AI må ikke alene afgøre ansættelse, løn, kreditvurdering eller andre beslutninger, der har betydning for en person.
- Gennemsigtighed: Vi oplyser kunder om AI, når de kommunikerer direkte med en AI (fx en chatbot), og når reglerne kræver det.
- Nye værktøjer: Nye AI-værktøjer og integrationer godkendes af [ansvarlig], før de tages i brug. Det gælder også gratis værktøjer og browserudvidelser.
- Oplæring: Alle, der bruger AI i arbejdet, får en kort introduktion til værktøjerne, politikken og typiske faldgruber. Vi noterer, hvem der har fået den. (AI-forordningens artikel 4 kræver, at virksomheder understøtter medarbejdernes AI-færdigheder.)
- Opdatering: Politikken gennemgås mindst én gang om året, og når vi tager nye værktøjer i brug. Ansvarlig: [navn/rolle]. Senest opdateret: [dato].
Sådan får I politikken til at virke i praksis
- Giv folk et godkendt alternativ. Et forbud uden et værktøj, man må bruge, får brugen til at gå under jorden.
- Vis eksempler. Tre konkrete eksempler pr. afdeling på, hvad der er grønt, gult og rødt, siger mere end definitioner.
- Gør det let at spørge. Én navngiven person, man kan spørge, fjerner det meste af usikkerheden.
- Tjek leverandørens vilkår. Gratis og private versioner af AI-værktøjer har ofte andre vilkår for brug af data end erhvervsversionerne.
- Hold den kort. Politikken skal kunne læses på fem minutter. Detaljer kan ligge i et bilag.
Denne artikel er ikke juridisk rådgivning. Når AI behandler personoplysninger, gælder GDPR, og visse anvendelser er omfattet af EU's AI-forordning. Se Datatilsynets vejledninger på datatilsynet.dk.