Det korte svar
Brug almindelig automatisering som Zapier, Make eller Power Automate, når data er strukturerede, og reglerne er faste. Brug RPA, når et ældre system ikke har et API. Brug AI, når input er ustruktureret — mails, PDF'er og rodede filer. De bedste løsninger kombinerer dem: AI til at forstå, regler til at kontrollere og mennesker til at godkende.
Sammenligning
| Bedst til | Svagheder | |
|---|---|---|
| Zapier, Make, Power Automate | Faste flows mellem systemer med API'er: ny ordre → opret kunde → send besked | Knækker, når input varierer; svært at håndtere undtagelser og godkendelse |
| RPA | Ældre systemer uden API, hvor en robot klikker sig igennem skærmbilleder | Skrøbeligt, når skærmbilleder ændres; dyrt at vedligeholde |
| AI-automatisering | Ustruktureret input: mails, PDF'er, fritekst, rodede leverandørfiler | Kan tage fejl; kræver faste regler og menneskelig kontrol omkring sig |
Tre eksempler
- En ny webshopordre skal oprettes i ERP: almindelig automatisering er nok.
- Et gammelt lagersystem uden API skal opdateres: RPA kan være eneste vej — eller et argument for at skifte system.
- Leverandørfiler kommer i ti forskellige formater: AI læser og mapper filerne, regler validerer, og en medarbejder godkender undtagelserne.
Kombinationen er stærkest
I praksis består en god løsning ofte af alle tre lag: almindelig automatisering til de faste trin, AI hvor input er rodet, og et godkendelsesflow, hvor et menneske siger ja til det vigtige. Det vigtigste valg er ikke værktøjet, men hvor grænsen går mellem det, maskinen må, og det, et menneske skal godkende.